محمد حسین رضازاده مهریزی
بین مطالعه یک کتاب مفصل یا یک طنز کوتاه تلگرام قاعدتا دومی را انتخاب می کنیم. بین یک پروژه بنیادی برای بهبود نظام توزیع محصولات کشاورزی یا برگزاری ده ها سمینار، قاعدتا دومی را انتخاب می کنیم. همه اینها نمونه هایی از یک قاعده بسیار اساسی ست: تمایل ما به انجام کارهای کوچک و با دستاوردهای ملموس و کوتاه مدت بسیار بیشتر از کارهای بزرگ و درازمدت است. جالب اینکه این قاعده به صورت نسبتا یکسانی برای آدمهای موفق و نا موفق صادق است. گویی اینکه یک گرایش بسیار عمیق درونی در همه ما انسانهاست. تفاوت اساسی افراد حرفه ای و غیرحرفه ای در این است که افراد حرفه ای به صورت مستمر و دقیق فعالیتهای بزرگ و درازمدت را به قطاری از فعالیتهای کوچک و کوتاه مدت تقسیم می کنند. لذا به جای اینکه هر ساعت از وقت آنها و هر واحد از انرژی ذهنی و جسمی آنها در کارهای پراکنده و غیر مرتبط تلف شود، یک گام کوچک در راستای اهداف و فعالیتهای بلندمدت خود بر می دارند. به عبارت دیگر، افراد حرفه ای به جای اینکه خودشان را با شیر خشمگین یک پروژه دشوار مواجه کنند، همواره قطاری از مورچگان را در مقابل خودشان درست می کنند. این قطار فعالیتهای کوچک و کوتاه مدت، به راحتی شیر خشمگین یک پروژه بزرگ را از پا در می آورد.
به قول سعدی
مورچگان را چو بود اتفاق شیر ژیان را بدرانند پوست
با این تکنیک، دیگر قرار نیست بین مطالعه یک کتاب مفصل یا مطالعه یک طنز کوتاه انتخاب کنیم. بلکه بین «مطالعه سه صفحه از یک کتاب جذاب» و یک طنز کوتاه انتخاب می کنیم.
به جای اینکه بین «برگزاری سمینار ۲۶ ام در زمینه راهکارهای توسعه آبیاری قطره ای» و «پروژه بزرگ توسعه زیرساختهای آبی کشور» انتخاب کنیم، می توانیم ببین برگزاری سمینار و «تشکیل کمیته محلی سنجش نیازهای آبرسانی روستای زنگی آباد کرمان» انتخاب کنیم.
چند راهکار عملی
۱- ساعتهای مخصوص شکستن شیر ژيان به قطار مورچگان: یکی از اصول مهم مدیریت پروژه تدوین ساختار شکست کار (Work breakdown structure) است. یعنی تقسیم یک پروژه بزرگ به مجموعه ای از فعالیتهای کوچک که انجام آنها در زمان مناسب و با ترتیب مناسب، منجر به انجام کل پروژه می شود. این کار به خودی خود صورت نمی گیرد. بایستی زمان خاصی را برای این کار اختصاص دهیم. یک ساعت در ابتدای هر هفته برای شکستن فعالیتهای بزرگ به اقدامات کوچک روزانه بسیار حیاتی ست.
۲- اعجاز نوشتن لیست فعالیتهای کوچک: عجیب است که وقتی لیست ۸ فعالیت مشخص و کوچکی که را که بایستی در طول یک روز انجام دهیم را «می نویسیم»، شانس انجام آنها را به شدت افزایش می دهیم. کافی ست که فقط این را چند بار امتحان کنیم! اثربخشی این کار وقتی بیشتر می شود که این فعالیتها به تقویم کاری روزانه ما دوخته شود ( لطفا به پست قبلی مراجعه بفرمایید).
۳- تقسیم کار به صورت گروهی: خیلی وقتها داشتن یک تیم کاری کوچک باعث می شود که پروژه های بزرگی را که شاید به تنهایی هرگز به آنها دست نمی زدیم را به راحتی انجام دهیم. قرار نیست که همیشه یک شرکت بزرگ یا یک تیم کاری بسیار بزرگ تشکیل دهیم. تیم های کاری موقت و کوچک در بسیاری از موارد برای تعریف و اجرای پروژه های کاری بسیار موثر هستند.
۴- تعریف دستاوردهای کوتاه مدت و ملموس: برای دلگرمی و تداوم فعالیتهای کاری، نیاز است که دستاوردهای کوتاه مدت و ملموسی را تعریف کنیم. اگر برای یک دوره سه ساله آموزش حرفه ای برنامه ریزی می کنیم، موفقیت در انتهای سال اول را بایستی جشن بگیریم. اگر قرار است که یک پروژه ساختمانی بزرگ را اجرا کنیم، بهتر است که دستاوردهای کوتاه مدتی مانند افتتاح فاز اول کار را جشن بگیریم.
