اشتباه‌ها در مدیریت زمان

این اشتباه‌ها مدیریت زمان شما را نابود می‌کند

احساسی که بسیاری از کارآفرینان با آن آشنایی دارند: شما به میزان باورنکردنی کار می‌کنید اما هنوز نتیجه‌ی دلخواه خود را کسب نمی‌کنید. اغلب اوقات دلیل این اتفاق همین یازده اشتباه در مدیریت زمان است.
جان رمپتون (John Rampton) مدیریت زمان را به خوبی می‌شناسد. نه تنها به این دلیل که وی همیشه کار‌های زیادی را به عنوان بنیان‌گذار مجموعه‌ها، سرمایه‌گذار، سخنران، متخصص بازاریابی آنلاین و مشاور استارت‌آپ دارد؛ رمپتون همچنین مغز ابزار مدیریت زمان„Calendar“. است. وی در مجله‌ی چاپ ایالات متحده‌ی آمریکا با نام Entrepreneur.com در مورد 11 اشتباه که مدیریت زمان را نابود می‌کند، می‌نویسد و راه‌هایی را که منتهی به هدف می‌شوند، نشان می‌دهد.

11 اشتباه که مدیریت زمان را نابود می‌کند

محتوای آن چیزی که در این مقاله در انتظار شماست:

• اشتباه 1: شما انکار می‌کنید که در مدیریت زمان مشکل دارید.
• اشتباه 2: شما از برنامه‌ریزی روزانه‌ی خود غافل می‌شوید.
• اشتباه 3: شما کارهای ضروری ولی غیرمهم را انجام می‌دهید.
• اشتباه 4: شما به اندازه‌ی کافی تفویض اختیار نمی‌کنید.
• اشتباه 5: سعی می‌کنید به هر قیمتی که شده، زود از خواب بیدار شوید.
• اشتباه 6: شما انعطاف‌پذیر نیستید.
• اشتباه 7: شما سعی می‌کنید کامل باشید.
• اشتباه 8: شما میزان زمان انجام کار را یا زیاد یا کم تخمین می‌زنید.
• اشتباه 9: شما هر روز محل کار خود را مرتب می‌کنید.
• اشتباه 10: شما بی‌وقفه کار می‌کنید.
• اشتباه 11: شما نمی‌توانید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود را پیدا کنید.

اشتباه 1: شما انکار می‌کنید که در مدیریت زمان مشکل دارید

به گفته‌ی رمپتون (Rampton) هرکسی که از نداشتن وقت کافی شکایت دارد، اولین اشتباه را انجام می‌دهد. زیرا این بهانه هیچ‌کسی را به جایی نمی‌رساند و دیدگاه را از دلیل اصلی ورای آن منحرف می‌کند.

توصیه رمپتون: “اعتراف کنید که باید در مدیریت زمان خود بهتر عمل کنید و تمرین تکنیک‌هایی را شروع کنید که به شما در دست‌یابی به اهدافتان کمک می‌کنند.”

اشتباه 2: شما از برنامه ریزی روزانه‌ی خود غافل می‌شوید

رمپتون (Rampton) به‌شدت معتقد است که باید خود را برای روزکاری بعد در عصر روز قبل آماده کرد؛ از جمله این‌که او قرارهای آینده را در تقویم بررسی می‌کند و روز خود را برنامه‌ریزی می‌کند.

یکی از اعضای تیم „Calendar“ مربوط به آقای رمپتون توصیه می‌کند: ” نیازی نیست بدانید که لحظه‌به‌لحظه چه کاری را انجام خواهید داد اما سعی کنید اهداف روزانه‌ی خود از جمله وظایفی را که می‌خواهید انجام دهید، تعیین کنید و سپس آن‌ها را با توجه به اهمیتشان اولویت‌بندی کنید. “

اشتباه 3: شما کارهای ضروری را انجام می‌دهید نه کارهای مهم

رمپتون بر اساس تجربه می‌گوید: “تمایز موارد فوری و مهم برای بسیاری از کارآفرینان یک چالش است”، او خود از Eisenhower-Matrix برای اولویت‌بندی و تقسیم وظایف استفاده می‌کند:

تقسیم به “اول انجام بده” ،

“برنامه بریز”،

“تفویض کن”

و “انجام نده”.

روش دیگر Getting Things Done است: در اینجا همه‌ی کارهایی که باید انجام شوند گرد‌آوری شده سپس به‌صورت شغلی و شخصی تفکیک می‌شوند و بر اساس اولویت‌ها مرتب می‌شوند.

اشتباه 4: شما به اندازه‌ی کافی تفویض اختیار نمی‌کنید

کسی‌که بخواهد همه کارها را خودش انجام دهد، اگر در مدیریت زمان متزلزل شود نباید تعجب کند.

رمپتون می‌گوید: “شما مجبور نیستید درگیر تک تک موارد شرکت خود باشید. ترفند این است که وظایف درست را به افراد مناسب واگذار کنید. کسانی که کارمند ندارند می‌توانند وظایف خود را به افراد آزاد (freelancer)، مثلاً به دست‌یارهای مجازی واگذار کنند.

اشتباه 5: شما سعی می‌کنید به هر قیمتی که شده، زود بیدار شوید

بیدار شدن زودهنگام مد است: بسیاری از کارآفرینان موفق به معنای واقعی کلمه از کسانی که در اولین ساعت‌های صبح، روز را شروع می‌کنند، پیشی می‌گیرند.

اگرچه رمپتون آین را کاملاً قابل درک می‌داند که انسان‌ها مایل هستند صبح و اولین ساعات روز را بدون مزاحمت استفاده کنند اما او هنوز هم این مسئله را گوشزد می‌کند:

“اگر جغد شب باشید، اگر خیلی زود از خواب برخیزید احساس خوبی نخواهید کرد.” خیلی مهم‌تر از شروع در صبح زود این است که شخص در کارآترین زمان خود، کار را آغاز کند.

توصیه‌ی او: به‌جای این‌که با ساعت داخلی خود بجنگید، بایستی روزهای خود را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که دقیقاً در هنگامی روی کارهای مهم کار شود که بیشترین انرژی و تمرکز وجود دارد.

اشتباه 6: شما انعطاف‌ناپذیر هستید

رمپتون می‌نویسد:”اهمیتی ندارد، هر چقدر هم که منظم باشید و برنامه‌ریزی خوبی داشته باشید در اثنای کار، کار شما را قطع می‌کنند.

” بنابراین مهم است که کل روز را برنامه‌ریزی نکنید. به عنوان مثال خود او همیشه یک‌ساعت بعد از استراحت ناهار را آزاد می‌گذارد. تجربه‌ی او: ” این زمان همیشه مصرف می‌شود”.

در بیش‌تر روزها او این زمان را برای بررسی ایمیل‌های خود یا صحبت با تیمش پر می‌کند. او همچنین می‌تواند ملاقات کوتاهی با یک مشتری را در این بین قرار دهد یا در مواقع اضطراری مانند مشکلات فنی، واکنش نشان دهد.

اشتباه 7: شما سعی می کنید کامل باشید

رمپتون بر این نظر است که تلاش دائمی برای رسیدن به کمال غیرواقعی است و علاوه بر آن منجر به فشار غیرضروری به خود و دیگران می‌شود. از این گذشته، برای دست‌یابی به یک نتیجه‌ی عالی زمان زیادی لازم است که در این صورت وقت برای انجام سایر کارها نخواهد ماند.

اشتباه 8: شما میزان زمان انجام کار را یا زیاد یا کم تخمین می‌زنید.

این تجربه‌ی رمپتون است: “ما تمایل داریم اشتباه حساب کنیم که چه مقدار زمان برای انجام یک کار نیاز داریم”. در بیشتر موارد بیش از آنچه فکر می‌کنید زمان لازم دارید. با این کار گویی‌که مشکلات مدیریت زمان را از قبل برنامه‌ریزی کرده‌اید.

پیشنهاد رمپتون (Rampton) : حداقل برای یک هفته، سابقه‌ی ثبت زمان داشته باشید. بدین‌نحو این امکان فراهم می‌شود که نحوه‌ی صرف وقت شفاف شود – این پایه‌ای خواهد بود برای احساس بهتر در این‌مورد که برای چه‌چیز، چه‌مقدار زمان هزینه می‌شود.

اشتباه 9: شما هر روز محل کار خود را مرتب می کنید

رمپتون نسبت به وسواسان در مرتب‌کردن (محیط کار) نظر مساعدی ندارد: مرتب‌کردن دائمی، هزینه‌کردن زمان‌های غیرضروری را می‌طلبد و بنابراین می‌تواند به یک عامل استرس اضافی تبدیل شود.

نتیجه گیری وی: “وجود کمی آشفتگی در محل کار قابل قبول است.” بر اساس یک مطالعه، یک میز نامرتب حتی می‌تواند خلاقیت را القا کند. توصیه‌ی رمپتون برای این‌که محل کارتان به هرج و مرج ختم نشود: آخرین ساعت در روز آخر هفته را برای مرتب‌کردن محل کار و سامان‌دهی اختصاص دهید.

اشتباه 10: شما بی وقفه کار می کنید

طبق تجربه‌ی رمپتون بسیاری از کارآفرینان به تعداد ساعاتی که هفته به هفته کار می‌کنند، افتخار می‌کنند. او قبلاً در بعضی از هفته‌ها 80 ساعت کار می‌کرد – این کار به‌زبان ساده “بی‌رحمانه” است. “

واقعیت این است: مهم نیست که چقدر کار برای انجام‌دادن دارید، همه برای تمرکز و بازسازی مجدد قوا، به استراحت نیاز دارند.”

رمپتون توصیه می‌کند در زندگی روزمره جزایر کوچک آرامش ایجاد کنید. یک پیاده‌روی ده دقیقه‌ای داشته باشید، مدتی آفلاین شوید، برخی از تماس‌های تلفنی را نادیده بگیرید – “همه‌ی این‌ها کمک می‌کنند”.

اشتباه 11: شما نمی توانید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود پیدا کنید

تعداد زیادی ترفند و استراتژی مدیریت زمان وجود دارد.

رمپتون تأکید می‌کند که هیچ‌یک از این روش‌ها برای همه‌ی افراد به یک اندازه مفید نیست. بنابراین اشتباه این است که یک روش را به‌طور کامل کنار بگذارید یا یک استراتژی را که مفید بودن آن ثابت نشده باشد، با اصرار ادامه دهید. نکته‌ی او: “با تکنیک‌های مختلف آزمایش کنید تا زمانی که سیستمی را پیدا کنید که برای شما مناسب است.” برای این کار، شما بایستی آماده باشید تا چیزهای گوناگون را امتحان کنید.

نویسنده‌ی مقاله: بانو آنگلیکا اون‌گر – نشریه‌ی Impulse – 11 مارس 2021

برگردان : وحید مشیرنیا

منبع:دورنمای اقتصاد